La prima operazione che si deve compiere per una buona presentazione di un lavoro o di un progetto è quella di predisporre:
- una scaletta degli argomenti
- una traccia
- una dettagliata analisi dei tempi
La scaletta degli argomenti
Consiste nel mettere ordinatamente in sequenza gli argomenti. Di solito è meglio partire da uno sguardo di insieme (big picture) e comunque partire dal generale per poi arrivare al particolare. Poi, dopo aver analizzato nel dettaglio i vari argomenti riprendere la visione generale per arrivare alle conclusioni.
Questo permetterà a chi ci ascolta di ricordare meglio gli aspetti essenziali.
La traccia
Oltre alla scaletta bisognerà scrivere una traccia di ciò che si comunicare. Questo sarà importante non solo per la memorizzazione del discorso, ma anche per renderlo il più possibile sintetico.
E’ opportuno quindi scrivere un testo iniziale, chiaro, diretto, che dovrà essere poi trasmesso all’uditorio.
La traccia dovrà contenere:
- un breve introduzione dell’argomento che si va a trattare
- un corpo centrale che costituisce la “sostanza” della presentazione
- una conclusione che riepilogherà tutto quanto emerso anche dalle domande e risposte dall’uditorio.
In questa operazione è importante conoscere il significato delle varie parti del discorso e dei periodi che dovranno essere utilizzati. E’ pertanto fondamentale rifarsi alle conoscenze grammaticali di analisi del periodo (SCHEMA ANALISI DEL PERIODO)
Per facilitare la memorizzazione della traccia questa va schematizzata attraverso un diagramma a blocchi. Ogni blocco dovrà contenere una parola chiave.
L’analisi dei tempi
E’ molto importante inoltre prevedere il tempo di durata della presentazione. Basandosi sulla traccia, bisognerà considerare circa 5 minuti a pagina. Se per esempio la traccia è di 4 pagine, la presentazione durerà circa 20 minuti.
Se abbiamo creato il diagramma a blocchi è necessario associare ad ogni blocco un tempo. Ogni sezione del diagramma infatti non ha lo stesso tempo di durata.
La presentazione ideale, che preveda l’intervento di più relatori, dura 90 minuti, senza intervallo. Per durate superiori si può prevedere un intervallo di almeno 15 minuti ogni 70 minuti, o meno.
Se la presentazione viene fatta ad un pubblico più giovane (es studenti della scuola media), l’ideale sarebbe di non farla durare più di 50 minuti.
Bisognerebbe evitare di organizzare la presentazione subito dopo pranzo per scongiurare la normale deconcentrazione post-prandium e la sonnolenza del vostro uditorio. Gli orari migliori sono la mattina ed il pomeriggio, dopo le 16:00.
L’esposizione
Alcuni aspetti importanti da curare durante una presentazione sono:
Durante la presentazione è fondamentale tenere un ritmo nella comunicazione. Esso si basa su velocità e tempo.
Velocità
E’ necessario fare attenzione alla velocità con cui si parla. Alcuni per abitudine parlano troppo velocemente. Questo ha la controindicazione non solo di far diminuire l’attenzione di chi ci ascolta ma anche di rendere la comprensione difficoltosa. Anche questa cattiva abitudine, che spesso è indotta dall’ansia va combattuta con l’esercizio. Anche se in una presentazione che è stata progettata correttamente, il problema dell’ansia non dovrebbe presentarsi. E’ utile allenarsi con la velocità “copiando” ad esempio gli anchor man. Per andare alla stessa velocità ed acquisire dimestichezza con il ritmo, si può provare a registrare il video di uno speaker televisivo e quindi a trascriverne il testo letto e poi provare a “doppiarlo” con la propria voce abbassando l’audio.
Tempo
E’ importante anche il tempo che viene dedicato ad ogni singolo concetto od osservazione. Per questo dopo un’osservazione particolare, un aneddoto, una battuta, un elemento collaterale ma significativo, è importante lasciare il tempo affinché il pubblico capisca completamente ogni elemento nuovo introdotto e si disponga nuovamente ad andare avanti, senza confusione.
Diventano fondamentali quindi le pause, così come lo sono in una composizione musicale. Anche il passaggio fra una pagina e l’altra di presentazione può essere utilizzato in questo senso. Alcuni per “prendere tempo” si limitano a bere un sorso d’acqua. Insomma creare una pausa della durata di circa 10-15 secondi non sembra così problematico.
E’ importante in definitiva, spezzare il ritmo che altrimenti può risultare noioso e monotono.
Il tono, la postura e lo sguardo
La postura, che è equilibrio, coordinazione neuromuscolare, adattamento alla situazione fisica ed emozionale dell’ambiente, lo sguardo ed i tono della voce, sono elementi importanti che devono essere migliorati in modo graduale tanto da diventare naturali nella relazione con l’uditorio.
Guardare negli occhi l’interlocutore ad esempio è una delle tecniche che se migliorata porterà grandi risultati. Un’altra cosa da fare assolutamente è ogni tanto sorridere per spezzare il tono formale e per trasmettere sicurezza.
Fasi e tecniche di esposizione
L’esordio
Iniziare la presentazione con argomenti ad effetto, ha sicuramente il vantaggio di catturare immediatamente l’attenzione degli ascoltatori. Si può anche iniziare con una domanda a cui poi nel prosieguo del discorso si cercherà di dare una risposta. Alcuni si presentano con un oggetto in mano che utilizzano per rappresentare il messaggio principale che vogliono trasmettere o identificare l’argomento stesso che verrà trattato.
Cosa evitare
Da evitare assolutamente la lettura del testo preparato per la presentazione. Ciò annoia e deconcentra l’uditorio, fino a farlo addirittura irritare in modo irreversibile, anche se siete il miglior lettore del mondo.
Evitare anche di annoiare l’uditorio snocciolando all’inizio della presentazione una scaletta di argomenti troppo lunga. Il numero ideale è 3 ma si può derogare fino ad un massimo 5.
Se l’oratore ha una pronuncia chiara e senza forti connotazioni dialettali, esprimendosi nel contempo con vivacità e talvolta con battute umoristiche riscuoterà maggior successo e attenzione. Anche in questo caso la preparazione dell’esposizione è di fondamentale importanza.
Gli oratori che usano frasi semplici con espressioni quotidiane e con alcune necessarie pause, come già poc’anzi spiegato, verranno seguiti con maggior attenzione.
Un altro aspetto da curare è la pronuncia delle parole che dovranno essere ben scandite rispettando la dizione.
E’ sempre bene non dare completamente le spalle al pubblico, nemmeno quando si sta agendo sulla presentazione, ad esempio per passare alla pagina successiva o si sta evidenziando con strumenti di modifica un aspetto presente nella pagina.
Per quanto possibile, durante una presentazione, si dovrebbe evitare di ripetere alcuni gesti, come toccarsi i capelli continuamente, aggiustarsi il nodo della cravatta, grattarsi, ecc.
La fase di dialogo: domande e risposte
Sarà necessario prevedere un tempo breve per eventuali domande e risposte. E’ consigliabile non riservare la formulazione delle domande soltanto alla fine, in modo da avere più tempo per pensare alle risposte più esaurienti possibili. In questo caso bisognerà trovare il sistema di tenere traccia delle domande così da non dimenticarne nessuna.
Durante questa fase è necessario essere disponibili all’ascolto, instaurando un rapporto di reciproca fiducia, aprendosi di fatto a nuove opportunità di conoscenza. Quando non si sa oggettivamente rispondere alla domanda è preferibile ammetterlo, ma garantire che l’informazione richiesta sarà soddisfatta in un secondo momento, magari al di fuori della conferenza.
Al termine della presentazione è bene proporre un’azione di follow-up in modo da sollecitare l’uditorio con nuove idee da proporre.
Epilogo
E’ sempre bene concludere un intervento ripercorrendo brevemente gli argomenti trattati, soffermandosi in modo sintetico sugli aspetti più significativi. Un abile oratore poi integrerà nella conclusione quanto emerso nella fase di dialogo (domande e risposte) ed infine concluderà, dopo aver riaffermato i punti di forza del suo discorso con una frase ad effetto finale che ha come scopo quella di risvegliare l’attenzione del pubblico, suscitando, in alcuni casi più fortunati, l’applauso.
Gli strumenti di supporto
Supporti visivi
Durante l’esposizione è sempre utile servirsi di supporti visivi (immagini, brevi video, slide, ecc) per aiutare l’attenzione degli ascoltatori. E’ consigliabile servirsi di programmi di presentazione le cui pagine abbiano la possibilità di essere modificate anche durante la presentazione con strumenti grafici per sottolineare, evidenziare, annotare, ecc.. Ogni pagina di presentazione dovrà contenere poche informazioni così da non permettere la lettura solitaria dell’ascoltatore. Le pagine di presentazione di solito presentano una scaletta di idee riassunte per parole chiave o brevi frasi.
Ovviamente si dovranno utilizzare caratteri grandi ed evitare schemi troppo complessi
La prima pagina di presentazione dovrà contenere il titolo mentre la seconda pagina dovrà avere scopo introduttivo. Sarà quindi una pagina di sintesi di tutti gli argomenti della presentazione.
Gli esempi
Di fondamentale importanza è l’introduzione durante la presentazione di esempi chiarificatori. Bisognerà sceglierli in modo da colpire l’uditorio senza annoiarlo.
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Fonti:
link:
https://www.gremus.it/riflessi/comunicazione/progettare-una-presentazione
http://spazioinwind.libero.it/grammatica/grammatica/struttura.htm
testi:
Maria Teresa Serafini – Come si studia, Bompiani, Sonzogno (Mi) 1990
